Monilla yrittäjillä on vahva tekemisen palo omaan ydinosaamiseen ja yritystoimintansa vahvaan ytimeen. He ovat siinä vähintäänkin hyviä, usein jopa loistavia ja haluavat muidenkin saavan osansa siitä. Ja tietenkin leivän pöytään, sekä kohtuullisesti leikkelettä sen päälle korvauksena yrittäjän riskistä.
Harmillisesti yrittäjyys ei keskity vain omaan ydinosaamiseen, vaan mukaan astuvat monet lakisääteiset ja kirjanpidolliset velvoitteet, puhumattakaan markkinoinnista ja asiakastyytyväisyydestä. Jos yrityksessä on työntekijöitä, vastuut moninkertaistuvat ja maksetulle palkalle pitäisi saada myös vastinetta, hyvästä meiningistä puhumattakaan.
Yrittäjilläkin on kuitenkin vain 24 tuntia vuorokaudessa. Jotta yrittäjä jaksaa keskittyä oikeisiin asioihin oikeaan aikaan, tulee huolehtia myös omista voimavaroista. Henkilökohtaisten tarpeiden sivuuttaminen voi onnistua hetken, mutta se ei voi olla pysyvä tila. Samanaikaisesti on huolehdittava yrityksen tarpeista, jotta bisnes pyörii ja leipää riittää. Miten yrittäjän arki pysyy tasapainossa? Sitä on syytä hetki pohtia.
Yrityksen työt tikkataululla
Kiireessä sekä kaiken tehtävän ja tekemättömän työn keskellä voi olla vaikea hahmottaa, mitä ja kenen olisi järkevintä tehdä. Yksi tapa lähestyä asiaa on tikkataulumalli eli sijoittaa yrityksen työt tikkataulun kehille.
Napakymppi
Kaiken keskiössä ovat työt, jotka VAIN yrittäjä itse voi tehdä. Niitä ei voi ulkoistaa, saati jättää tekemättä. Kyse on hallinnoimi-sesta, päätöksistä ja strategisesta johtamisesta, tärkeistä asiakas-suhteista tai yrittäjän ainutlaatuisesta osaamisesta. Nämä työt ovat etupainotteisia eli ne tehdään ennakkoon, jolloin jää vähemmän tulipaloja sammuteltavaksi seuraaville työtasoille. Tämä on kehistä kallein, joten jokainen tunti on kullan arvoinen, ja ne on käytettävä huolellisesti.
Toinen kehä
Tämän kehän työt vaativat yrittäjän huomiota, mutta niihin on hyvä harkita myös ulkopuolisia resursseja. Nämä resurssit tukevat niitä osa-alueita, jotka yrittäjä kokee omassa tekemisessä voimavaroja kuluttaviksi joko aikapulan, oman osaamisen tai kiinnostuksen vuoksi, esimerkiksi tilipalvelut, kirjanpito, strateginen suunnittelu, kehittämisprojektien suunnittelu sekä rekrytointi- ja henkilöstöpalvelut. Näissä asiantuntijoiden apu voi sekä säästää aikaa että varmistaa laadukkaan lopputuloksen ja liiketoiminnan tehokkuuden. Nämä työt ovat suurimmaksi osin etupainotteisia ja aina aikataulun mukaan tehtäviä. Vaikka ostetulla palvelulla on hinta, ovat ne kuitenkin kustannustehokkaampia kuin tekemättä jätetty työ tai loppuun palanut yrittäjä, ja ne tuottavat pitkällä aikavälillä säästöjä.
Kolmas kehä
Kolmannella kehällä sijaitsevat työt, jotka yrittäjä pääsääntöisesti tekee itse. Työntekijä voi tarvittaessa sijaistaa, mutta ensisijaisesti ne ovat yrittäjän töitä. Tähän voivat kuulua kriittisimmät tuotannolliset työt, tuotannonhallinta, asiakaspalvelu tai esimerkiksi markkinointi. Osan näistä töistä voi tehdä ennakoivasti, ja useimmat siinä hetkessä.
Neljäs kehä
Tämän kehän työt ovat sellaisia, jotka pääsääntöisesti tekee palkattu työntekijä. Myös yrittäjä voi tarvittaessa tehdä näitä töitä, mutta vain tilapäisesti. Ne ovat yrityksen perustekemistä, tehdään siinä hetkessä, ja osa mahdollisesti toimitetaan jälkityönä- tai toimituksena.
Viides kehä
Uloimman kehän tehtävät eivät vaadi yrittäjän henkilökohtaista osallistumista, eikä yrittäjän pitäisi koskea niihin edes pitkällä tikulla. Nämä ovat aikaan sitomattomia rutiinitöitä, joiden laatukriteerit eivät ole yhtä tarkat kuin muiden kehien työt. Ne saattavat olla esimerkiksi kunnossapitoon tai ympäristön siistimiseen liittyviä, osittain urakkaluonteisia töitä. Yrittäjän aika on liian arvokasta tällaisten tehtävien hoitamiseen.
Yrittäjän vuorokausikin on vain 24 tuntia
Aika on rajallinen resurssi, samoin jaksaminen ja voimavarat. Yrityksen töitä on hyvä tarkastella ikään kuin ulkopuolelta, että kaikki työt tulevat tehtyä ja että yrittäjä säilyttää voimavaransa. Hyvinvoiva yrittäjä jaksaa keskittyä oikeisiin asioihin ja oikeaan aikaan. Kun yrityksellä menee hyvin, voi yrittäjäkin paremmin. Tikkataulumalli helpottaa näiden asioiden hahmottamista ja hallintaa.
Yllä kuvattu tikkataulumalli on tullut tutuksi ProAgrian talouden ja johtamisen erityisasiantuntija Arto Karilan esityksistä.
Paikkari-palvelumme on tarkoitettu yrittäjän tueksi henkilöstöjohtamisessa. Jos pohdit avun olevan sinulle tarpeen, otahan reippaasti meihin yhteyttä.