Käsi ylös, joka voi sanoa, että omassa työyhteisössä viestintä toimii aina moitteetta. Viestinnän kehittämisen voi sanoa olevan jo klassikko, joka nousee esille lähes kaikkien työyhteisöjen työhyvinvointikyselyissä.
Timo Erämetsä on kehitellyt viestinnän kaavan, joka paljastaa hyvin, miksi niin monet meistä kokevat, että viestintä epäonnistuu.
Kaava menee näin: Kun kerrot jonkin asian kerran, niin
- Puolet sanomastasi tulee kuulluksi
- Kuullusta puolet ymmärretään
- Ymmärretystä puolet pidetään tärkeänä
- Tärkeänä pidetystä puolet muistetaan
- Puolet muistetusta johtaa toimintaan.
JÄRKI JA TUNTEET
Tarvitaan siis 32 kertaa toistoa, jotta koko sanoma menee perille. Ei siis ihme, että toimivakin viestintä voi kompastua.
Viestiä ei voi ilman vuorovaikutusta, muutenhan se olisi vain tiedotusta. Aktiivinen kaksisuuntainen viestintä on paitsi kertomista, myös kuuntelua. Viestintä ei siis tapahdu itsestään, vaan sitä tehdään koko ajan: Mitä asioita kerrotaan? Miten kerrotaan? Kenelle kerrotaan?
Toimiva työyhteisöviestintä tavoittaa järjen lisäksi myös tunteet. Sanoohan se jo järkikin: tunne jää paremmin mieleen. Tunteiden kautta välittyy yrityksen ääni ja äänensävy, jolloin viestintä kertoo myös yrityksen kulttuurista. Pysytäänkö teillä viestinnässä asialinjalla vai voiko käyttää rentoakin kieltä? Entä kuka teillä saa viestiä, mistä asiasta ja milloin? Entä ollaanko teillä rohkeita viestimään myös keskeneräisistä asioista?
KENELLE TYÖYHTEISÖVIESTINTÄ KUULUU JA MIKSI?
Parhaissa työpaikoissa viestintä kuuluu kaikille. Onhan se kaikkiin suuntiin toimivaa vuorovaikutusta. Toimivasta työyhteisöviestinnästä on luettavissa lukuisia kirjoja, joten nostan lopuksi esille vain muutaman vinkin, joiden avulla kuka tahansa voi oppia parempaan vuorovaikutukseen omassa työyhteisössään.
- Kun viestit jostain asiasta, ole konkreettinen ja kuvaile asiat niin kuin ne ovat. Mitä havaintoja olet tehnyt asiasta?
- Kuuntele, mitä muilla on sanottavaa. Mitä luulet, kuinka kauan ihminen keskimäärin jaksaa kuunnella toista? Tästä on erilaisia tutkimustuloksia, mutta kukaan tuskin arvaa vastauksen olevan vain 6 sekuntia tai jopa 1,8 sekuntia! Ota tavoitteeksi kuunnella vähintään 30 sekuntia. Mitä sanoja, tunteita tai tarpeita tulee esille?
- Arvosta muiden näkemyksiä ja kokemuksia sekä hyväksy ne sellaisena kuin ne ovat. Pidä kuitenkin mielessä yhteinen tavoite: mitä on tarkoitus saada aikaan?
- Varmista, että kaikki saavat osallistua keskusteluun. Jokainen meistä varmasti tunnistaa ne tietyt ihmiset, jotka ovat aina äänessä, mutta myös ne, jotka ovat hiljaa. Tarjoa jokaiselle mahdollisuus osallistua keskusteluun, isommassa porukassa tai vaikka vain kahden kesken. Osa meistä voi tarvita myös aikaa asian pureskeluun, joten anna mahdollisuus palata asiaan myös myöhemmin.
- Pysy asiallisena tilanteessa kuin tilanteessa. Älä mene henkilökohtaisuuksiin ja puhu toisista pahaa. Ongelmakohtia saa toki nostaa esille, mutta rakentavasti, muita ihmisiä kunnioittavasti sekä ratkaisua etsien.
Kuten näet, jo hyvin yksinkertaisilla ja pienillä asioilla voi jokainen meistä osaltaan vaikuttaa siihen, että työyhteisössä viestitään asianmukaisesti ja fiksusti.
Jos sinun työyhteisösi tarvitsee apua viestintään tai vuorovaikutukseen, ota meihin rohkeasti yhteyttä.