Kohti toimivaa työyhteisöviestintää 

Kohti toimivaa työyhteisöviestintää 

8.11.2022

Käsi ylös, joka voi sanoa, että omassa työyhteisössä viestintä toimii aina moitteetta. Viestinnän kehittämisen voi sanoa olevan jo klassikko, joka nousee esille lähes kaikkien työyhteisöjen työhyvinvointikyselyissä.  

 

Timo Erämetsä on kehitellyt viestinnän kaavan, joka paljastaa hyvin, miksi niin monet meistä kokevat, että viestintä epäonnistuu.  

Kaava menee näin: Kun kerrot jonkin asian kerran, niin   

  • Puolet sanomastasi tulee kuulluksi 
  • Kuullusta puolet ymmärretään 
  • Ymmärretystä puolet pidetään tärkeänä 
  • Tärkeänä pidetystä puolet muistetaan 
  • Puolet muistetusta johtaa toimintaan 
three crumpled yellow papers on green surface surrounded by yellow lined papers
Järki ja tunteet

Tarvitaan siis 32 kertaa toistoa, jotta koko sanoma menee perille. Ei siis ihme, että toimivakin viestintä voi kompastua.  

Viestiä ei voi ilman vuorovaikutusta, muutenhan se olisi vain tiedotusta. Aktiivinen kaksisuuntainen viestintä on paitsi kertomista, myös kuuntelua. Viestintä ei siis tapahdu itsestään, vaan sitä tehdään koko ajan: Mitä asioita kerrotaan? Miten kerrotaan? Kenelle kerrotaan? 

Toimiva työyhteisöviestintä tavoittaa järjen lisäksi myös tunteet. Sanoohan se jo järkikin: tunne jää paremmin mieleen. Tunteiden kautta välittyy yrityksen ääni ja äänensävy, jolloin viestintä kertoo myös yrityksen kulttuurista. Pysytäänkö teillä viestinnässä asialinjalla vai voiko käyttää rentoakin kieltä? Entä kuka teillä saa viestiä, mistä asiasta ja milloin? Entä ollaanko teillä rohkeita viestimään myös keskeneräisistä asioista?  

 

Kenelle työyhteisöviestintä sitten kuuluu ja miksi?

Parhaissa työpaikoissa viestintä kuuluu kaikille. Onhan se kaikkiin suuntiin toimivaa vuorovaikutusta. Toimivasta työyhteisöviestinnästä on luettavissa lukuisia kirjoja, joten nostan lopuksi esille vain muutaman vinkin, joiden avulla kuka tahansa voi oppia parempaan vuorovaikutukseen omassa työyhteisössään. 

  1. Kun viestit jostain asiasta, ole konkreettinen ja kuvaile asiat niin kuin ne ovat. Mitä havaintoja olet tehnyt asiasta? 
  2. Kuuntele, mitä muilla on sanottavaa. Mitä luulet, kuinka kauan ihminen keskimäärin jaksaa kuunnella toista? Tästä on erilaisia tutkimustuloksia, mutta kukaan tuskin arvaa vastauksen olevan vain 6 sekuntia tai jopa 1,8 sekuntia! Ota tavoitteeksi kuunnella vähintään 30 sekuntia. Mitä sanoja, tunteita tai tarpeita tulee esille? 
  3. Arvosta muiden näkemyksiä ja kokemuksia sekä hyväksy ne sellaisena kuin ne ovat. Pidä kuitenkin mielessä yhteinen tavoite: mitä on tarkoitus saada aikaan?  
  4. Varmista, että kaikki saavat osallistua keskusteluun. Jokainen meistä varmasti tunnistaa ne tietyt ihmiset, jotka ovat aina äänessä, mutta myös ne, jotka ovat hiljaa. Tarjoa jokaiselle mahdollisuus osallistua keskusteluun, isommassa porukassa tai vaikka vain kahden kesken. Osa meistä voi tarvita myös aikaa asian pureskeluun, joten anna mahdollisuus palata asiaan myös myöhemmin.  
  5. Pysy asiallisena tilanteessa kuin tilanteessa. Älä mene henkilökohtaisuuksiin ja puhu toisista pahaa. Ongelmakohtia saa toki nostaa esille, mutta rakentavasti, muita ihmisiä kunnioittavasti sekä ratkaisua etsien. 

 

Kuten näet, jo hyvin yksinkertaisilla ja pienillä asioilla voi jokainen meistä osaltaan vaikuttaa siihen, että työyhteisössä viestitään asianmukaisesti ja fiksusti.  

Jos sinun työyhteisösi tarvitsee apua viestintään tai vuorovaikutukseen, ota meihin rohkeasti yhteyttä.  

Kausitöihin tulevat kolmansien maiden kansalaiset 

Kolmansien maiden maista Suomeen töihin tuleminen vaatii eniten ”paperityötä” ja huomioita myös työnantajalta. 

Varmista vanhojen työntekijöiden paluu

  • Kannattaa jättää jälkeensä suurlähettiläitä, jotka kertovat toisille työpaikasta hyvää ja helpottavat uusien työntekijöiden saamista. Työvoimavoittoisessa kausityössä vaihtuvuutta on joka tapauksessa jonkin verran.
  • Suunnittele, varaudu ja valmistaudu erilaisiin tilanteisiin ja tee rekrytointia monipuolisesti. Viime vuosien kriisit ovat osoittaneet kausityövoimamme haavoittuvaisuuden. 
  • Olemme laatineet kauden loppuun muistion työnantajalle ja työntekijälle (ukrainaksi, venäjäksi, englanniksi) – jälkimmäisessä kysytään kiinnostusta palata seuraavalle kaudelle. 
  • Mahdollista työntekijöille kausityöluvan haku ilman välittäjää – auta ja/tai hyödynnä esimerkiksi kokoamiamme ja kääntämiämme ohjeita eri lupien hakuun ja vastaa työnhakijoiden yhteydenottoihin. 

Uusien työntekijöiden rekrytointi

  • Kun käytät rekrytointi- tai henkilöstöpalveluita, käytä vain asianmukaisia ja laillisesti toimivia tahoja. 
  • Maksun periminen työntekijältä työnvälityksestä tai työpaikasta on Suomessa kiellettyä. Turvallisen rekrytoinnin tarkistuslista auttaa tunnistamaan riskejä.
  • Miten varmistat, että työntekijöiden oikeudet toteutuvat? Kuinka kauan yritys on ollut olemassa, keitä sen taustahenkilöt ovat? Onko yrityksen toiminnassa ollut ongelmia aiemmin? Miten he löytävät ja rekrytoivat työntekijät? 
  • Suomalaiset henkilöstöpalveluyritykset auttavat myös kolmansista maista rekrytoitaessa. 
  • Kausityöntekijä voi olla myös vuokratyöntekijä – käyttäjäyrityksen tiedot ilmoitetaan tässäkin tapauksessa työlupaa haettaessa Maahanmuuttovirastoon.

Työlupahakemukset (kausityötodistus, kausityöoleskelulupa) kannattaa tehdä sähköisesti  Enter Finland -järjestelmässä. Katso aina viimeisimmät ohjeet ja käytettävät lomakkeet Maahanmuuttoviraston (tai edustuston, jos viisumi) sivulta. Kattavat ohjeet kausityöntekijän työnantajalle Maahanmuuttoviraston sivuilla. Viisumien hausta (sekä oleskekelulupiin liittyvästä asioinnista lähtömaissa)  lisätietoa kunkin Suomen edustuston sivuilta. 

Työnantajana sinulla on velvollisuus säilyttää työntekijän tiedot neljä vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen ja toimittaa tieto ulkomaisesta työntekijästä TE-toimistolle. Ilmoituksen voi tehdä myös työnantajan Enter Finlandissa.

Ukrainan sotaa pakenevien työllistämisen toimia on koottu omalle sivulleen  

Kotimaisen työvoiman rekrytointi

  • Työnantajan positiivinen näkyvyys vauhdittaa kotimaan rekrytointia. Kannattaa panostaa informatiiviseen työpaikkailmoitukseen eri kanavissa, mutta myös työnantajakuvan rakentamiseen ja tilan markkinointiin ympäri vuoden. Tästä on hyötyä rekrytoi työntekijöitä mistä maasta tai millä tavoilla tahansa. Voit hankkia myös maksullista mainontaa some-kanavissa, pienelläkin panoksella tavoittaa jo suuren määrän valikoituja silmäpareja. 

  • Mikäli tarjoat kesätöitä opiskelijoille tai koululaisille, on hyvä ottaa yhteyttä suoraan paikallisiin oppilaitoksiin (opintojenohjaajat, työelämä- tai urapalvelut) sekä kertoa työpaikoista esim. Facebookissa paikallisissa ryhmissä (”puskaradiot”), tilan omilla Facebook- ja nettisivuilla, Instagramissa. 

  • Kahden viikon mittainen Tutustu työelämään ja tienaa -harjoittelu mahdollistaa kesätyökokemuksen nuorille. Tutustu ja tienaa on suunnattu peruskoululaisille, kymppiluokkalaisille, lukiolaisille ja valmentavassa koulutuksessa oleville. Harjoittelujaksosta maksetaan palkkaa. Lue lisää >
  • Voit hankkia mainostilaa myös esimerkiksi opiskelijoiden käyttämästä Frank-sovelluksesta jos tilalla on tarjolla majoitusta ja etsit laajemmin kuin vain paikallisia tekijöitä. Sovellus tavoittaa yli 100 000 opiskelijaa.
  • Oppilaitosyhteistyötä on hyvä pohtia myös pitkäjänteisesti tarjoamalla työssäoppimis- ja oppisopimusmahdollisuuksia nuorille. Opiskelijat voivat suorittaa opintoja myös lyhyt- ja kesäoppisopimuksella. Huomioi myös esimerkiksi markkinointiosaamisen mahdollisuudet, opinnäytetöinä tai kesätyönä alaa opiskelevalle nuorelle. Nuori voi tuottaa sisältöä tilalta esimerkiksi osana myynti- ja asiakaspalvelutehtäviä.
  • Suomessa on toimialoja, joiden työntekijät ovat lomautettuja kesäisin (esimerkiksi koulujen kiinteistöhuolto, keittiöhenkilökunta). Mieti yhteistyömahdollisuuksia sellaisten toimijoiden kuin muun muassa ISS kanssa.
  • Osa talvisesongin työntekijöistä siirtyy pohjoisesta muualle Suomeen kesäksi töihin. Yhteistyö Lapin työnantajien kanssa sekä luonnollisesti eri tuotantosuuntia edustavien tilojen välillä, paikkakunnalla ja/tai eri alueiden välillä.
  • Eläkeläiset ja osatyökykyiset muodostavat myös pitkälti käyttämättömän voimavaran maaseudun eri tehtäviin kuten esimerkiksi asiakaspalveluun.
  • Osatyökykyisten palkkaamisen tueksi voit saada työolosuhteiden järjestelytukea (linkki vie Työmarkkinatorille, siellä Monimuotoinen työyhteisö -otsikon alla lisätietoa >). 
  • Varmista avainpelaajien saatavuutta kasvattamalla kotimaisista työntekijöistä esimerkiksi työnjohtajia, kymppejä, kausityöhön.
 

 

EU- ja ETA-maiden kansalaiset 

  • EU- ja ETA-maiden kansalaiset saavat työskennellä Suomessa ilman työntekijän oleskelulupaa.
  • EU-kansalaisten, Liechtensteinin ja Sveitsin kansalaisten on rekisteröitävä oleskeluoikeutensa Maahanmuuttovirastossa, jos oleskelu Suomessa kestää yli 3 kuukautta.
  • Pohjoismaiden kansalaisten tulee rekisteröidä oleskelunsa maistraatissa.

EURES (European Employment Services) on kattava eurooppalainen yhteistyöverkosto ja laadukas julkinen palvelu, jonka avulla työnantajat ja työntekijät kohtaavat helpommin koko Euroopan alueella. Palvelu auttaa rekrytoinnissa Euroopasta. EURES-palvelu on maksutonta, palveluneuvojat työskentelevät TE-palveluissa. 

EURES järjestää rekrytointitapahtumia verkossa sekä paikan päällä eri maissa, joihin osallistumista kannattaa harkita. Esimerkiksi European Job Day -verkkotapahtumissa tavoitat tuhansia työnhakijoita eri maista. Oman TE-toimistosi EURES-neuvoja kertoo mielellään lisää. 

 Voit palkata myös ulkomaisen harjoittelijan (EU-maat, oppilaitosyhteistyö).

Työpaikoista voi ilmoittaa myös eri maiden rekrytointisivustoilla ja some-ryhmissä, itse tai rekrytointipalveluiden avulla (missä maassa ja kanavissa sovitte työpaikkaa ilmoitettavan). Lisätietoja EURES-palvelusta sekä linkkejä esimerkiksi eri Facebook-ryhmiin sivulla (jolla olet juuri, klikkaa tämä laatikko kiinni). 

Suomessa olevat ulkomaalaiset 

  • Mikäli tarjoat kesätöitä Suomessa opiskeleville kansainvälisille opiskelijoille, on hyvä ottaa yhteyttä suoraan paikallisiin oppilaitoksiin (opintojenohjaajat, työelämä- tai urapalvelut). Opiskelijan oleskeluluvalla saa tehdä ansiotyötä rajallisesti, kun oppilaitoksessa ei järjestetä varsinaista opetusta. Töitä voi tehdä 30 tuntia viikossa. Työnteko voi ylittyä joinakin viikkoina, kunhan se on vuoden lopussa keskimäärin 30 tuntia viikossa. Tähän tuli muutos 5/2022. Lue lisää
  • Pakolaisten, turvapaikanhakijoiden ja muiden maahanmuuttajien rekrytoinnissa ota muun rekrymarkkinoinnin rinnalla yhteyttä esimerkiksi vastaanottokeskukseen tai StartUp Refugees-organisaatioon. Startup Refugeesin työnvälitys ja muut palvelut ovat työnantajalle maksuttomia. Järjestö tukee pakolaisia, turvapaikanhakijoita ja muita maahanmuuttajia työllistymisessä ja yrittäjyydessä ympäri Suomea.

  • Turvapaikanhakijalla on oikeus työntekoon kolme tai kuusi kuukautta sen jälkeen, kun hän on hakenut turvapaikkaa Suomesta.

  • Erilaiset oleskeluluvat ja työnteko-oikeus, lue lisää. Tarkista tarvittaessa aina työnteko-oikeus Migrin työnantajien asiakaspalvelusta
  • Tilapäistä suojelua hakeva saa työnteko-oikeuden rekisteröityään tilapäisen suojelun hakemuksensa. Tilapäistä suojelua saavan palkkaaminen, lisätietoa ja ohjeet (esim. palkanmaksuun) Migrin sivuilla

  • Olemme koonneet erilaiset toimet Ukrainan sotaa pakenevien rekrytointiin erilliselle sivulle.  Työttömäksi työnhakijaksi ilmoittautunut, tilapäistä suojelua saava, voi olla oikeutettu palkkatukeen. Ole yhteydessä TE-toimiston työnantaja- ja yrityspalveluihin ennen työsuhteen alkua!